Zeitmanagement im Business: Wo lauert Ihre Gefahr?

Egal ob es darum geht, den Beruf effizient und zufriedenstellend zu praktizieren, oder den privaten Alltag zu managen. Ein effektives Zeitmanagement ist Grundvoraussetzung für den Erfolg. Vor allem im Business ist es sehr wichtig, verschiedene Tätigkeiten und Termine sinnvoll zu koordinieren, so dass letztendlich ein reibungsloser Gesamtablauf gewährleistet werden kann.

Nur ein paar kleine Fehler und das ganze System gerät ins Stocken und im schlimmsten Fall können Aufträge nicht rechtzeitig erledigt werden und mitunter wertvolle Auftraggeber wenden sich ab.

Dies kann letztendlich zu weniger Umsatz führen, dass in manchen Fällen die berufliche Existenz auf dem Spiel steht. Das kann vor allem dann geschehen, wenn es sich um besonders wichtige Auftraggeber handelt, welche die Hauptquelle des Einkommens liefern. Wenn diese Grundpfeiler wegfallen, kann die gesamte berufliche Existenz ins Wanken geraten.

Doch soweit muss es nicht kommen. Mit dem richtigen Zeitmanagement im Business können alle Aufgaben und Termine rechtzeitig getätigt und wahrgenommen werden. 

Was ist Zeitmanagement?

Im Business dreht sich fast alles um Termine, Deadlines oder Fristen. Damit hier kein unübersichtliches Chaos entsteht, ist es wichtig, die Termine schriftlich zu fixieren. Vor Annahme eines neuen Projekts ist somit ersichtlich, ob überhaupt noch freie Kapazitäten zur Verfügung stehen, um diesen Auftrag korrekt und optimal zu bearbeiten.

Die Gefahr besteht dann, dass unzufriedene Auftraggeber abspringen. Wer im Business vor neuen Projekten steht, sollte sich vor Annahme immer erst fragen, ob Kapazitäten frei sind. Ohne Sekretärin oder zumindest Terminkalender ist keine Übersicht vorhanden und ein erfolgreiches Geschäft auf Dauer nicht zu führen.

Dabei ist es irrelevant, um welche Branche es geht, denn Kunden und Chefs ist es immer wichtig, dass vorgegebene Termine und Fristen korrekt eingehalten werden. Die Gefahr liegt also darin, den Überblick der zur Verfügung stehenden Kapazitäten zu verlieren und eventuell zu viele Projekte gleichzeitig anzunehmen. Damit dies nicht geschieht, bedarf es einer kompetenten Assistentin oder eines effektiven Zeitmanagements.

Effektive Methoden der Terminierung

Das Wichtigste ist, einen Überblick über die Projekte und deren Umfang zu haben. Das Gleiche gilt für die Termine und Fristen, welche es einzuhalten gilt. Je nach Affinität stehen nun verschiedene Methoden zur Verfügung.

Bei Bedarf kann ein herkömmlicher Terminkalender ein gutes Instrument bieten, um Termine und dergleichen zu koordinieren. Dabei ist es aber auch wichtig, nicht nur Termine und Abgabefristen an sich zu notieren, sondern auch Dauer und Umfang des Projekts. Besonders praktisch machen sich hier Wochen- oder Monatskalender, so dass auf einen Blick ersichtlich ist, ob und wie viele Tätigkeiten noch angestrebt werden können.

Besonders wichtige Tätigkeiten können mit einem roten Punkt markiert werden und erledigte Aufgaben mit einem grünen Punkt. Diese Maßnahme ist einfach und überaus effektiv. Weiterhin stehen heute viele digitale Terminkalender zu Verfügung, welche auf dem Bildschirm erscheinen und je nach Bedarf korrigiert und aktualisiert werden können, quasi eine Terminvorlage für jeden Tag oder für jede Woche. 

Fazit zum Zeitmanagement im Business

Eine gute Terminierung ist das A und O für einen reibungslosen Ablauf im Geschäftsleben. Projekte, Tätigkeiten, Termine und Fristen sind somit auf einen Blick überschaubar. Effektiver ist es, ein Projekt aus Zeitmangel abzusagen als es anzunehmen und keine optimalen Arbeiten leisten zu können. Eine Sekretärin oder ein Terminkalender machen sich sehr nützlich, wenn es darum geht, Projekte und Termine sinnvoll miteinander zu kombinieren.

Der Einsatz von verschiedenen Farben ist bezüglich der Terminierung besonders effektiv, dies gilt auch für digitale Terminvorlagen.